Comment dicter un texte efficacement avec la reconnaissance vocale

Nous vous dévoilons quelques bonnes pratiques pour bien dicter vos documents avec la reconnaissance vocale.

La dictée vocale est un outil très utile qui fait gagner beaucoup de temps au quotidien pour produire vos documents, reportings, e-mails, mémoires, etc. Mais dicter n'est pas forcément naturel au début. Avec un peu de pratique, les bons outils et une bonne compréhension du processus, vous dicterez efficacement et augmenterez votre productivité en seulement quelques jours.

Premier conseil : ne pas céder à l'habitude du clavier. Il sera devant vous lorsque vous dicterez car il est votre compagnon depuis toujours. Il sera donc naturel que vos mains soient attirées par votre clavier. Résistez ! Ne tapez plus, dictez ! Cela vous demandera un court effort de quelques jours. Mais cette phase est indispensable pour très vite constater que dicter n’est pas si compliqué, et que parler au lieu de taper devra naturel. Au-delà du gain de temps incontestable, vous serez surpris du confort procuré par votre nouvelle façon de produire vos documents.

Voici d’autres conseils pour vous aider à démarrer :

SOYEZ PRECIS

Pour une dictée avec reconnaissance vocale, toute dictée doit être faite comme si une personne vous écoutait et saisissait votre texte, et devait donc comprendre ce que vous dites. Il faut donc être aussi précis que possible. Dès que des questions, des problèmes ou des incertitudes surgissent, cela devient nettement moins efficace et a un impact sur la productivité.

Pour réduire les risques d'erreurs, vous devez absolument être précis aussi bien dans le style, que dans le formatage, et la ponctuation, lorsque vous dictez. Renseigner ce type de détails peut sembler parfois lourd et contraignant lorsque vous commencez à dicter, mais une fois que vous serez habitué à dicter avec ces nouveaux éléments, ils deviendront naturels. Si vous voulez des puces, des titres, des sous-titres, des apostrophes, de la mise en gras, en italique, faites-le avec la voix. Une bonne solution de reconnaissance vocale prend en compte ces commandes vocales. Ne pas oublier que l’objectif est de minimiser l’utilisation du clavier… Enfin, préférez des phrases courtes, moins soumises aux risques d’erreurs.

INCLUEZ LA PONCTUATION

De nombreuses personnes se demandent si elles doivent dicter la ponctuation. Oui, la ponctuation, (en particulier les virgules, les points et autres signes de ponctuation) doit être dictée, car elle a un impact sur le ton, les nuances et le sens de ce que l’on veut écrire. La dictée de la ponctuation vous aidera à bien articuler votre phrase, à vous assurer que votre texte est structuré, et à faire en sorte qu'il n'y ait pas de confusion ou de modifications inutiles requises après la rédaction. La reconnaissance vocale en sera ainsi facilitée, et la qualité du texte sera améliorée. Attention aux ponctuations automatiques de certaines fonctionnalités de dictée vocale. Elles se placent souvent là où elles ne sont pas attendues. En particulier lorsque vous vous interrompez de dicter pour réfléchir. Si votre phrase est commencée, il y a de fortes chances qu’un point, voire une virgule, soit marqué…

DICTEZ EN PLUSIEURS ETAPES

Rédiger un document complexe demande beaucoup plus de travail et de pratique. C’est vrai à la frappe comme à l’écrit. Il est important de se rappeler que pour les documents plus complexes, il n'est pas nécessaire que votre dictée contienne toutes les informations dès le premier jet. Si certaines sections sont compliquées, elles risquent de perturber le fil de votre pensée, ou de vous empêcher d'avoir un processus de réflexion cohérent et efficace. Dictez-les dans un espace réservé de votre document pour les mettre de côté dans un premier temps. Vous pourrez revenir dessus plus tard, lorsque le document sera plus proche de sa version finale.

L'objectif de la dictée d'un document long ou complexe est de vous permettre de réaliser l'essentiel du travail en peu de temps. Les scénarios plus complexes requièrent un degré d'attention plus élevé, et il est probable que vous devrez faire un certain nombre de brouillons avant que le document final ne soit achevé, comme à la frappe au clavier. Ce n'est pas une raison pour éviter la dictée, mais plutôt une raison pour l’adopter, en plusieurs temps, de manière à maximiser l'efficacité et la productivité.

ENRICHISSEZ VOTRE SOLUTION DE DICTEE VOCALE

Vous avez suivi nos conseils, et vous ne concevez plus de produire vos documents au clavier. Vous écrivez avec la voix. Bravo ! Et si vous avez passé ce cap, vous êtes certainement équipé d’une solution de reconnaissance vocale professionnelle. L’une de ses particularités est l’enrichissement de votre propre vocabulaire. Il est fort probable que des termes techniques ou des acronymes liés à votre activité, des noms propres récurrents, ne soient pas reconnus. Ne perdez pas de temps à les corriger à chaque fois que vous les dictez. Apprenez une bonne fois pour toute à votre outil de reconnaissance vocale à les écrire correctement. Votre solution de reconnaissance vocale est là pour vous faire gagner du temps, pas l'inverse. Ce paramétrage ne requiert que quelques secondes et sera fait une bonne fois pour toutes. De même, si vous souhaitez écrire systématiquement un nom commun avec son initiale en majuscule, ou un acronyme dicté et écrit en toutes lettres. Par exemple : l’acronyme dicté « CPAM » que vous souhaitez toujours écrire de la façon suivante : Caisse Primaire d’Assurance Maladie. Enfin, n’oubliez pas quelques commandes vocales bien utiles à paramétrer. Citons le cas de modèles de documents ou d’e-mails que vous utilisez fréquemment. Donnez-leur une empreinte vocale. À la simple commande vocale dictée, le document s’ouvrira sans avoir recours à la souris. Ça marche aussi pour des pages web que vous consultez souvent. Ainsi, la commande vocale « Ouvrir traduction » ouvrira instantanément votre traducteur en ligne préféré. Que de temps gagné !

Les solutions de dictée vocale professionnelles fourmillent de fonctionnalités souvent méconnues mais tellement utiles. Nos formateurs sont à votre disposition pour vous les faire découvrir, et surtout vous les faire adopter. Une heure de formation vous fera indéniablement économiser des heures, des jours et des semaines de votre temps que nous savons précieux.

Expliquez-nous votre façon de travailler, nous vous formerons aux principales fonctionnalités dont vous avez besoin.

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