Véto débordé ? Reprenez le contrôle avec nos conseils pratiques !

Lors du live « Véto débordé ? Reprenez le contrôle ! » que Dicma a organisé, Margaux Brûlé, vétérinaire et directrice de clinique aux Pays-Bas, a partagé des conseils clés pour relever ces défis. 

Margaux Brûlé est également ex-formatrice en communication client à destination des vétos et ASV. Elle a réalisé une analyse approfondie d'une problématique clé abordée : reprendre le contrôle de son planning et apprendre à dire non à la surcharge.

La surcharge de travail : une menace pour les vétérinaires

Margaux Brule a mis en lumière une réalité alarmante : la surcharge de travail chez les vétérinaires n’est pas seulement un problème d’organisation. Elle entraîne des conséquences graves sur la santé mentale et physique des praticiens, ainsi que sur la qualité des soins prodigués.

La profession de vétérinaire est particulièrement exposée au stress et au burn-out, exacerbés par des plannings surchargés et des attentes toujours croissantes de la part des clients.

Margaux a rappelé que ce stress peut entraîner des répercussions non seulement sur les praticiens eux-mêmes, mais également sur leurs équipes et leurs patients. Le manque de temps conduit à des erreurs, à une diminution de la rentabilité et parfois même à un désengagement professionnel.

Pour illustrer ce point, elle a évoqué des situations courantes où des vétérinaires, faute de temps, se retrouvent à expédier des consultations ou à négliger des pauses essentielles. Ces choix, bien que compréhensibles, nuisent à la qualité des soins et à la satisfaction globale.

Reprendre le contrôle de son planning

Pour faire face à ces défis, elle a partagé des stratégies simples et efficaces pour reprendre le contrôle de son emploi du temps et optimiser chaque minute de sa journée :

1. Planifier avec précision : réserver des plages horaires dédiées aux urgences, aux consultations et aux tâches administratives est essentiel pour éviter la surcharge. En bloquant ces moments dès le début, on évite que les imprévus prennent le dessus sur la planification. Par exemple : planifier les consultations longues ou complexes le matin, lorsque l'énergie est à son maximum, et laisser des créneaux libres en fin de journée pour les imprévus.
2. Apprendre à dire non : dire « oui » à tout signifie souvent dire « non » à soi-même. Margaux encourage les praticiens à développer la capacité de refuser certaines demandes, surtout celles qui ne correspondent pas à leurs priorités ou qui mettent en péril leur équilibre.
3. Identifier les clients cibles : tous les clients ne se valent pas. En construisant un persona client idéal, il devient plus facile de prioriser les relations avec les propriétaires d’animaux qui respectent les horaires et comprennent la valeur des soins proposés.
4. Structurer les consultations : durant ce live, Margaux a évoqué une méthode en 10 étapes pour réaliser des consultations efficaces en 15 minutes, permettant ainsi d’allier rapidité et qualité des soins. Par exemple, commencer chaque consultation par une ouverture sociale (“Comment allez-vous ?”) et conclure avec un résumé clair des prochaines étapes.
5. Dicter le compte rendu directement devant le client : cette pratique simple, très prisée en santé humaine, permet de gagner un temps considérable. En expliquant les soins au client tout en dictant simultanément le compte rendu pour le dossier patient, vous évitez d'avoir à revenir dessus en fin de journée. Ce processus, qui bannit une tâche chronophage, apporte également une touche de modernité que les clients apprécieront, tout en renforçant la transparence et leur compréhension des soins prodigués.

Ces pratiques permettent non seulement de gagner du temps, mais également d'améliorer la satisfaction de vos clients et de renforcer la confiance dans la relation praticien-propriétaire.

Renforcer la collaboration pour alléger la charge de travail

Un autre aspect central de cet échange concernait l’organisation interne de la clinique. Margaux a souligné qu’une équipe bien structurée et soudée est un pilier fondamental pour réduire la surcharge individuelle.

Voici plusieurs pistes pour renforcer la collaboration avec votre équipe :

• Déléguer efficacement : confier des tâches adaptées aux compétences de chaque membre de l’équipe. Par exemple, laisser les ASV (Auxiliaires Spécialisés Vétérinaires) gérer les appels téléphoniques ou les suivis simples, permet aux vétérinaires de se concentrer sur les actes médicaux.
• Encourager le team-building : investir du temps pour créer des liens au sein de l’équipe, grâce à des pauses communes ou des activités en dehors du travail. Margaux a rappelé que ces moments renforcent la cohésion, facilitent la communication et permettent de mieux définir les appétences et les personnalités de chacun.
• Mettre en place des protocoles : instaurer des règles claires pour le quotidien de la clinique, comme des temps de transmission entre les équipes ou des procédures de triage des urgences. Par exemple, établir une fiche standard pour les urgences permet de gagner du temps lors des transmissions.

Un investissement dans les nouvelles technologies

Elle a également souligné l’importance des outils numériques pour gagner du temps. Les solutions de dictée vocale sont aujourd’hui incontournables pour les vétérinaires cherchant à optimiser leur organisation. 

Par exemple, la solution de dictée Dragon Medical One Veterinary (finaliste aux prix de l’innovation de l’Afvac 2024), réduit significativement le temps consacré à la rédaction des dossiers médicaux.

Cette solution pour les vétérinaires permet de consacrer davantage de temps aux soins des animaux tout en saisissant des informations médicales de manière rapide et précise. 

Pour découvrir l’ensemble de nos solutions adaptées, découvrez notre page sur nos solutions de dictée vocale.

En intégrant ces outils à leur pratique, les vétérinaires peuvent alors réduire considérablement la charge mentale associée à la documentation et se concentrer sur ce qui compte vraiment : le soin des animaux et la relation avec leurs clients.

Concilier organisation et efficacité

Ce live a permis de mettre en avant des solutions immédiatement applicables dans les cliniques vétérinaires. En investissant dans une meilleure planification et en exploitant des outils modernes, les vétérinaires peuvent non seulement améliorer leur qualité de vie professionnelle, mais également offrir des soins plus efficaces et personnalisés.

Avec une approche axée sur l’organisation, l’utilisation de la dictée vocale et une équipe bien coordonnée, il est possible de concilier performance et équilibre. Ces pratiques ne se contentent pas de répondre aux défis du quotidien, elles redéfinissent la manière dont les vétérinaires peuvent travailler de manière durable.

En adoptant ces solutions, vous pouvez transformer votre quotidien et réinvestir votre énergie dans ce qui compte vraiment : offrir des soins de qualité et retrouver le plaisir de soigner.

Pour plus d’informations concernant nos solutions de dictée et de reconnaissance vocale, merci de nous contacter au 04 78 09 06 ou de remplir le formulaire ci-dessous.